Encontrar soluções que otimizem a rotina e reduzam custos operacionais é algo crucial para empresas de todos os setores do mercado, sobretudo as de pequeno porte. Nesse sentido, recursos modernos são poderosos aliados. Por isso, preparamos um post para que você descubra se o VoIP vale a pena e do que se trata essa tecnologia.

É uma opção para substituir as estratégias de telefonia tradicional, disponibilizando uma grande variedade de recursos, possibilitando o trabalho remoto e permitindo que mesmo os empreendimentos menores consigam oferecer um melhor atendimento para os clientes.

Continue sua leitura e aprenda mais sobre o assunto!

Afinal, o que é VoIP?

A sigla VoIP quer dizer “Voice over Internet Protocol” ou, em português, “Voz sobre Protocolo de Internet IP”. Trata-se de um sistema que permite a realização de chamadas de voz por uma conexão com a internet, por meio de um equipamento de protocolo IP, contatando números locais, de longa distância, móveis ou mesmo internacionais, ou através de uma rede de voz interna da empresa.

Com isso, não é necessário disponibilizar uma linha telefônica analógica, pois a voz é convertida em um sinal digital, permitindo falar diretamente de um computador ou outro dispositivo controlado por dados. Isso gera um custo muito menor, tendo em vista que as chamadas se tornam gratuitas para qualquer lugar do mundo.

Como funciona o VoIP?

Basicamente, quando alguém faz uma ligação por VoIP, a voz é convertida em dados e transmitida pela internet ou rede de dados, ao contrário dos telefonemas analógicos usados nas telecomunicações tradicionais. Na prática, a chamada funciona como um serviço de telefonia comum, mas tudo funciona por meio da web, com custos muito menores.

Basta ter um acesso disponível para usar a telefonia VoIP em absolutamente qualquer lugar. Existem tipos de serviços de VoIP diferentes, dependendo da maneira como você pretende se comunicar e das necessidades da sua empresa. Os mais utilizados são os baseados em softwares, como o Skype, que permite chamadas gratuitas.

Quais as vantagens do VoIP para pequenas empresas?

Agora que você já aprendeu o que é VoIP e como a tecnologia funciona, é bem provável que esteja considerando uma solução do tipo para sua empresa, especialmente se ela for de pequeno porte. Pensando nisso, separamos e explicamos algumas das maiores vantagens que o serviço oferece. Acompanhe.

Redução de custos

Não dá para falar em vantagens do VoIP para pequenas empresas sem falar em redução de custos. Trata-se de uma solução que permite fazer inúmeras ligações nacionais ou internacionais de graça ou com custo reduzido, pelo tempo que for necessário para prestar o melhor atendimento ao cliente. Sem dúvidas, é um grande benefício nos dias de hoje.

Quando você compara com os gastos que um negócio pode ter com a telefonia tradicional, a economia é tremenda. No caso de instituições maiores, as chamadas podem ser facilmente transferidas de um telefone para outro, por meio de ramais, bem como até mesmo para outra filial, mesmo estando em localidades diferentes.

Variedade de recursos

Outra vantagem que chama a atenção no uso do VoIP é a grande variedade de recursos. Existem diversas opções adicionais disponíveis, que podem fazer com que a sua empresa dê um salto de qualidade no atendimento e no contato com os clientes, sempre em sintonia com suas maiores demandas, objetivos e necessidades.

É possível, por exemplo, acompanhar as ligações, verificando a duração, o destino e a gestão dos ramais sempre que preciso. Além disso, é viável gravar chamadas efetuadas e recebidas, usando os computadores da empresa para fazer contatos para os telefones convencionais com todas as suas funcionalidades.

Trabalho remoto

Com as recentes demandas de distanciamento e isolamento social, as metodologias de trabalho que focavam em home office ganharam muito espaço. Agora, mesmo com o arrefecimento de tal demanda, muitos profissionais e empresas estão apostando na manutenção da mudança, até como forma de economizar tempo e dinheiro.

Por isso, outro dos benefícios do VoIP para pequenas empresas é a possibilidade de trabalho remoto. Com a tecnologia, é simples se comunicar de qualquer lugar do mundo, pagando muito pouco, bastando ter uma boa conexão com a internet. É uma alternativa para cooperar com a equipe, colegas de trabalho e clientes, por um preço bem mais em conta.

Disponibilidade de dados

Uma das demandas comuns de empresas de todos os ramos do mercado está na análise de dados da operação, de forma a embasar melhor a tomada de decisão. Por isso, é muito interessante saber que outra das vantagens do VoIP para pequenas empresas é justamente o fato de disponibilizar mais informações para os gestores.

O VoIP conta com um serviço opcional de gravação de chamadas, no qual é possível controlar a equipe de atendimento e demais contatos entre colaboradores e clientes. Além disso para soluções de Contact Center, dá para avaliar o tempo médio de espera, a qualidade das ligações e verificar se o conteúdo está alinhado com os valores, objetivos e a missão da empresa.

Então, o VoIP realmente vale a pena?

Se você chegou até aqui, não foi difícil perceber que o VoIP pode, definitivamente, trazer muitos benefícios. No entanto, apesar de ser uma tecnologia funcional, vale lembrar que ela demanda hardware extra, o que acaba dificultando sua implementação. Nesse caso, é importante encontrar uma solução substituta.

A tecnologia UCaaS disponibiliza recursos completos para os usuários e traz grandes vantagens com o seu uso. É uma ferramenta de alta acessibilidade, que oferece praticidade e dinâmica na rotina, facilitando o desempenho de funções específicas relacionadas à comunicação e a forma como sua equipe pode executar as atividades.

Pronto! Agora você já entendeu o conceito e pode decidir se o VoIP vale a pena para pequenas empresas. É mais uma ferramenta de tecnologia interessante, dentre as muitas outras que são disponibilizadas no mercado atual. Portanto, observe suas demandas e escolha as que estão em melhor sintonia com o que o seu negócio precisa.

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